Partiamo dal Fascicolo.
Nelle PAD 2.0 il “fascicolo di gara” non va più letto come il semplice contenitore della documentazione della gara, com’era in precedenza.
Con la nuova checklist, AgID lo articola lungo le macrofasi di programmazione, indizione e esecuzione e prevede che la PAD gestisca l’apertura e la conservazione del fascicolo digitale. (agid.gov.it).
Il Fascicolo, perciò, accompagna il contratto lungo tutto il suo intero ciclo di vita.
In altri termini:
“Il fascicolo dell’appalto è un fascicolo digitale dinamico: nasce con la programmazione/avvio dell’intervento, si alimenta durante progettazione, affidamento e stipula e continua ad essere alimentato durante l’esecuzione fino alla conclusione del contratto”.
Passiamo al Registro di Sistema delle PAD
Con le nuove regole, le PAD 2.0, devono gestire anche il Registro di Sistema attraverso il quale è possibile associare alla procedura una sequenza documentata di eventi, quali, ad esempio:
- creazione della procedura;
- identificazione della procedura;
- inserimento degli atti;
- pubblicazione;
- invio di inviti;
- presentazione delle offerte;
- comunicazioni;
- apertura della documentazione;
- valutazione;
- aggiudicazione/affidamento;
- stipula;
- gestione dell’esecuzione;
- SAL e altri eventi dell’esecuzione;
- liquidazioni e pagamenti, secondo le funzionalità e integrazioni della PAD.
Eventi che, come si può notare, costituiscono, una sorta di “cronologia certificata della procedura digitale”.
Da cui si ricava facilmente che non è più possibile limitarsi a produrre ed archiviare tutti gli atti dell’appalto ma
“gli atti registrati nella PAD devono corrispondere ad una sequenza temporale coerente con lo svolgersi del procedimento”
È evidente, perciò, che ai fini di una corretta gestione dell’intero iter del procedimento amministrativo dell’appalto i due aspetti, Fascicolo e Registro, devono procedere di pari passo tra loro.
Cosa comporta tutto questo?
Comporta inevitabilmente:
- l’uso obbligatorio di una PAD certificata;
- l’organizzazione dei processi interni della Stazione Appaltante per:
- alimentare il fascicolo in maniera corretta e compiuta
- rispettare la sequenza cronologica dei passaggi del iter amministrativo nelle varie ipotesi di procedimento
Certo, se il fascicolo contiene tutti gli atti ma il Registro PAD evidenzia una sequenza temporalmente incompatibile, si crea una criticità nella ricostruzione della regolarità procedimentale.
Ma questo non significa automaticamente che l’intero procedimento sia illegittimo: occorre distinguere l’eventuale errore tecnico/documentale dalla violazione sostanziale di una regola procedimentale.
Tuttavia, il dato digitale raccolto con la PAD, però, diventa un elemento che l’amministrazione deve essere in grado di spiegare e documentare compiutamente.